Gala Dinner về cơ bản là một bữa tiệc dành cho một số lượng lớn khách mời. Nó thường có một bữa ăn, cho dù đó là phong cách tiệc bàn hay tự chọn, giải trí, kết hợp một phần giải thưởng và một chủ đề.

Gala Dinner là gì?

Một sự kiện dạ tiệc thường là một bữa tiệc bán chính thức dành cho người lớn có bữa tối, khiêu vũ và một cuộc đấu giá hoặc bốc thăm trúng thưởng. Thông thường, một buổi gala dinner được tổ chức bởi một tổ chức với mục đích ăn uống và giải trí cho các nhân viên của họ.

Trong một thế giới hoàn hảo, việc lên kế hoạch cho một buổi gala dinner sẽ thật dễ dàng, các công ty tổ chức cho nhân viên đi du lịch kết hợp tổ chức gala dinner. Thật không may, việc lên kế hoạch cho một sự kiện gala dinner trong thế giới thực đòi hỏi khá nhiều sự chuẩn bị.

Để lên kế hoạch cho một buổi dạ tiệc hoàn hảo, bạn sẽ cần tìm kiếm sự tài trợ và tình nguyện viên, tạo chủ đề và lời mời, cũng như đặt đồ ăn và giải trí. Thực hiện các bước này một cách hiệu quả có thể làm việc kỳ diệu. Bài viết này phác thảo một số bước quan trọng và cần thiết rất quan trọng để lập kế hoạch Gala dinner phù hợp.

Danh sách kiểm tra lập kế hoạch gala dinner qua 12 bước

  1. Phác thảo mục đích của bạn
  2. Phân tích chi phí
  3. Thiết lập giá vé
  4. Chọn phương thức gây quỹ của bạn
  5. Nhận tài trợ
  6. Chọn một địa điểm
  7. Xác định chủ đề của bạn sẽ là gì
  8. Chuẩn bị thức ăn và đồ uống
  9. Thiết kế lời mời của bạn
  10. Lập kế hoạch hoạt động và giải trí sách
  11. Trang trí địa điểm của bạn
  12. Tìm kiếm tình nguyện viên

Phác thảo mục đích buổi gala dinner của bạn

Biết những gì bạn muốn đạt được với sự kiện của mình sẽ giúp bạn và nhóm của bạn lập kế hoạch phù hợp. Chi phí lập kế hoạch cho một buổi Gala dinner gây quỹ có thể cực kỳ cao, vì vậy điều quan trọng là phải thu thập sự ủng hộ cho sự nghiệp của bạn và khơi dậy sự quan tâm trong cộng đồng.

Bước đầu tiên của quy trình lập kế hoạch phải là đặt mục tiêu cho tổ chức của bạn, xác định ai / điều gì sẽ được hưởng lợi từ hoạt động gây quỹ và phác thảo những gì khách có thể mong đợi để hỗ trợ với giá thầu đấu giá và quyên góp của họ.

gala-dinner-emerald
Hình ảnh Gala dinner tại Vinpearl Phú Quốc

Phân tích chi phí

Trước khi quá trình lập kế hoạch thực sự bắt đầu, tổ chức của bạn phải xác định số tiền hạt giống có sẵn. Lịch trình lên kế hoạch cho buổi dạ tiệc sẽ khác nhau tùy thuộc vào sự kiện, nhưng các khoản phí phổ biến bao gồm thực phẩm, đồ uống, thuê địa điểm, quảng cáo, thiết bị A / V, các mặt hàng để đấu giá và các chi phí khác.

Theo dõi số tiền bạn chi tiêu và số tiền bạn sẽ cần để thu lợi nhuận là một thành phần quan trọng để tạo ra một ngân sách chính xác. Rốt cuộc, mục đích của một buổi Gala dinner là để quyên góp tiền — chứ không phải để chi tiêu nó! Điều đó nói rằng, tất nhiên, bạn sẽ phải chi một số tiền đáng kể trả trước để lập kế hoạch và tổ chức sự kiện gây quỹ của mình. Nếu mọi việc suôn sẻ, bạn sẽ trang trải chi phí của mình và có rất nhiều tiền mới còn lại cho sự nghiệp của mình.

Thiết lập giá vé

Khi Quý vị đã xác định số lượng khách mình muốn tham dự, hãy đặt giá cho mỗi vé. Địa điểm, thực đơn và chi phí của sự kiện đều nên được xem xét khi xác định giá vé vào cửa. Ngoài vé thông thường, hãy đảm bảo cung cấp một số lượng hạn chế vé VIP có sẵn ở mức giá cao hơn để cung cấp cho người tham dự VIP những đặc quyền đặc biệt trong suốt sự kiện. Bán vé là một cách tuyệt vời để quyên góp thêm tiền cho sự nghiệp của bạn.

Chọn phương thức gây quỹ của bạn

Lập kế hoạch cho một sự kiện dạ tiệc chủ yếu xoay quanh việc gây quỹ, vì vậy hãy xem xét nhiều phương thức gây quỹ khác nhau. Những người ủng hộ tổ chức của bạn sẽ rất vui khi quyên góp tiền, nhưng cũng rất hữu ích khi thực hiện các hoạt động khác để khách tham gia.

Một số cách để gây quỹ bổ sung bao gồm tổ chức xổ số hoặc đấu giá im lặng, bán đồ uống giải khát, bán cơ hội quảng cáo và chia nhỏ doanh số bán hàng với các công ty hỗ trợ. Hãy chắc chắn nghĩ ra càng nhiều ý tưởng càng tốt để gây quỹ cho tổ chức hoặc vì buổi Gala dinner của bạn đang hỗ trợ.

Nhận tài trợ

Trừ khi tổ chức của bạn có một số tiền hạt giống quá lớn, sự kiện của bạn có thể sẽ cần sự hỗ trợ của các nhà tài trợ. Bằng cách cung cấp quảng cáo và các đặc quyền khác cho một số doanh nghiệp nhất định, bạn có thể có được các mặt hàng cần thiết với mức giá phải chăng.

Liên hệ với các nhà tài trợ sẽ yêu cầu bạn sử dụng mọi phần của mạng lưới hiện có của mình, hình thành các mối quan hệ kinh doanh lâu dài và thiết lập sự cộng sinh với các tổ chức tham gia. Các nhà hàng địa phương có thể cung cấp cho bạn một địa điểm giá rẻ hoặc miễn phí để tổ chức sự kiện của bạn và cung cấp cho khách của bạn thức ăn và đồ uống.

Giải trí cũng có thể được tài trợ, cho dù dưới hình thức các nghệ sĩ giải trí địa phương biểu diễn với mức chiết khấu hoặc các tiết mục lớn hơn do các nhà tài trợ của bạn trả tiền. Nếu bạn có kế hoạch lên lịch cho các hoạt động như xổ số hoặc đấu giá, các nhà tài trợ cũng có thể quyên góp giải thưởng cho sự kiện của bạn.

Chọn một địa điểm

Địa điểm của bạn sẽ đóng một vai trò lớn trong quá trình lập kế hoạch của bạn, vì vậy điều quan trọng là bạn phải nghiên cứu kỹ lưỡng các lựa chọn và chọn một địa điểm tốt có thể thoải mái đáp ứng sự tham dự tối đa của bạn, bao gồm cả các nhà cung cấp dịch vụ giải trí và bữa ăn.

Môi trường nên phong cách và cho phép mọi người giao tiếp xã hội tự do. Nếu địa điểm của bạn đang được quyên góp, có thể mất một chút kế hoạch để phù hợp với nhu cầu của bạn, vì vậy hãy xem xét cẩn thận bất kỳ điều chỉnh nào bạn có thể cần thực hiện trước khi trang trí. Đồ trang trí của bạn phải phù hợp với những gì khách đang mặc và chủ đề của bạn.

Xác định chủ đề của bạn sẽ là gì

Một chủ đề sáng tạo cho sự kiện Gala dinner của bạn cung cấp một bầu không khí độc đáo cho khách của bạn. Cho dù đó là broadway, thời trung cổ, hóa trang, Giáng sinh, hải lý hay thứ gì khác, một chủ đề có thể giúp hỗ trợ bạn lựa chọn thực đơn, trang trí, các hoạt động theo kế hoạch và quy định về trang phục.

Khi lên kế hoạch cho một sự kiện theo chủ đề, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng đồ trang trí, trung tâm và giải trí của bạn phù hợp. Trong một số trường hợp, có thể cần phải liên hệ với một tổ chức quen thuộc với các sự kiện theo chủ đề để đảm bảo trình bày đúng.

Chuẩn bị thức ăn và đồ uống

Mua sắm xung quanh và liên hệ với các dịch vụ ăn uống, nhà hàng và các cơ sở khác để xem liệu họ có thể phục vụ khách của bạn hay không. Cân nhắc xem bạn muốn có một quầy bar tiền mặt hay quầy bar mở, và chuẩn bị một thực đơn có các lựa chọn ăn chay và không chứa gluten.

Thực đơn của bạn phải đa dạng và những gì để phục vụ trong buổi Gala dinner của bạn sẽ phụ thuộc vào tính chất của sự kiện của bạn, chủ đề bạn đã chọn và ngân sách của tổ chức bạn. Bạn cũng có thể muốn xem xét cá nhân hóa đồ uống của mình để tạo thêm ấn tượng đặc biệt cho khách hàng quen của mình.

Thiết kế lời mời của bạn

Lời mời của bạn sẽ là điều đầu tiên mà khách mời tiềm năng nhìn thấy, vì vậy việc tạo ra một lời mời đáng nhớ là một bước quan trọng trong việc lập kế hoạch cho sự kiện của bạn. Để tạo ra một lời mời tốt đòi hỏi thông tin chính xác và một bài thuyết trình thu hút sự chú ý.

Bao gồm thông tin như ngày, giờ, địa điểm và hình thức cũng như các chi tiết quan trọng như ai sẽ được hưởng lợi từ sự kiện, chủ đề đã chọn và các hoạt động đã lên kế hoạch. Nghệ thuật viết thư mời buổi dạ tiệc cho phép bạn sáng tạo, nhưng điều quan trọng là giọng điệu của bạn phản ánh tính trang trọng của sự kiện.

Lên kế hoạch cho các hoạt động và giải trí sách

Lên kế hoạch cho một buổi Gala dinner thành công xoay quanh việc đặt trước các hoạt động giải trí và hoạt động thích hợp được thiết kế để quyên góp tiền. Liên hệ với các địa điểm địa phương và hỏi về các buổi biểu diễn trực tiếp có thể có cũng như các vật phẩm có thể được quyên góp cho một cuộc xổ số hoặc đấu giá im lặng. Hãy chắc chắn tìm thấy các hình thức giải trí đi cùng với chủ đề của bạn và khách sẽ thấy vừa hấp dẫn vừa phù hợp.

Trang trí địa điểm của bạn

Một trong những bước cuối cùng bạn sẽ thực hiện để chuẩn bị cho buổi dạ tiệc của mình là trang trí địa điểm. Chọn màu sắc bổ sung táo bạo và trang trí để phù hợp với chủ đề bạn đã chọn. Sử dụng các trung tâm, tác phẩm nghệ thuật và đạo cụ độc đáo để tạo ra một môi trường trực quan tuyệt đẹp cho khách của bạn và mang đến cho sự kiện của bạn một bầu không khí lễ hội.

Do tầm quan trọng của việc trình bày một bầu không khí độc đáo, có thể cần phải ký hợp đồng trợ giúp trong việc trang trí. Một loạt các công ty tồn tại để giúp các nhà hoạch định sự kiện trang trí các địa điểm với đủ hình dạng và kích cỡ theo chủ đề và cách phối màu. Nhiều người có sẵn các mẫu và tài liệu cho một loạt các chủ đề sự kiện phổ biến.

Tìm kiếm tình nguyện viên

Khi mọi thứ đã được lên kế hoạch, bạn sẽ cần tìm người để giúp thiết lập và duy trì sự kiện. Sử dụng mạng lưới và tài nguyên của bạn trong và ngoài tổ chức, tìm tình nguyện viên để giúp chào đón khách, sắp xếp chỗ ngồi cho mọi người, phục vụ đồ ăn và giúp đảm bảo buổi tối diễn ra suôn sẻ.

Chúc bạn thành công

Một buổi dạ tiệc thành công là một trong những cách tốt nhất để nhận được sự ủng hộ cho tổ chức của bạn, nhưng nó cũng đòi hỏi rất nhiều kế hoạch và chuẩn bị. Đảm bảo rằng mọi thứ đều ổn định trước khi một vị khách đến sẽ giúp buổi tối trôi chảy và trình bày tổ chức của bạn một cách chuyên nghiệp. Gây quỹ rất cần thiết trong sự phát triển của bất kỳ doanh nghiệp hoặc tổ chức phi lợi nhuận nào và quản lý hiệu quả từng bước là chìa khóa cho một buổi tối đáng nhớ.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.